为提高菠菜联盟论坛档案管理工作，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，为学校的发展提供优质的档案服务，依据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）和《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第 27 号），结合菠菜联盟论坛的实际情况，特制定本办法。
一、档案工作基本原则
1. 学校档案是指学校在党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等各项工作中直接形成的，对学校（包括师生员工）及社会（包括广大校友）有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
2．学校档案记录了学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。
3．学校档案工作是学校重要的基础性工作，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划，并促进其与学校其他工作同步发展。学校各单位必须将文件材料的形成积累、收集、整理和归档工作纳入管理制度和有关人员的工作职责，并作为考核教职员工工作业绩的内容之一。
4． 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
二、档案工作管理体制与机构
1．学校对档案实行统一管理，由学校校长领导，学校办公室是档案管理工作的职能部门，档案室负责档案业务工作，同时也是负责永久保存和提供利用本校档案的机构，其业务接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
2．文件材料形成单位是档案立卷单位，各单位应指定一名负责人分管档案工作，对本单位各类档案材料的收集、整理工作进行督促检查。同时设置专（兼）职档案员，负责档案管理工作，并为其开展档案工作提供必要条件。专（兼）职档案员应保持相对稳定，以保证本单位教学、科研、管理、对外交流等工作，都有完整、准确、系统的档案材料归档保存。
3．学校应加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
4．根据《高等学校档案管理办法》规定，高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
高校应当将档案工作所需经费列入学校预算，设立档案专项经费，保证档案文件的装具、信息化建设、保存的软硬件设备等需求。高校应当提供专用的、符合档案管理要求的档案库房（参照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）
和国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求），设置存放涉密档案的专门库房，配置存放声像、电子等特殊载体档案的设备，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
三、档案归档范围
1．党群工作类（简称党群类）
主要是学校党务综合、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委、学生工作、学生社团等活动过程中形成的文件材料。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛党群、行政类档案工作规范》执行。
2．行政管理类（简称行政类）
主要是学校行政综合、人事、监察、审计、治安、后勤、图书、档案等活动过程中形成的文件材料。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛党群、行政类档案工作规范》执行。
3．教学类
主要是学校教学管理、教学实践、教学研究等活动过程中形成的文件材料。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛教学类档案工作规范》执行。
4．科学研究类（简称科研类）
主要是学校科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。如：科学研究准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段等。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛科研类档案工作规范》执行。
5．仪器设备类（简称设备类）
主要是学校仪器设备管理工作和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛设备类档案工作规范》执行。
6．基本建设类（简称基建类）
主要是学校基本建设管理工作和工程项目建设过程中形成的文件材料。如：建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、结算、修缮整改等。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛基建类档案工作规范》执行。
7．财会类
主要是学校财务管理和会计核算工作过程中形成的文件材料。如：账簿、凭证、工资、各类登记证（备案证）、统计材料等。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛财会类档案工作规范》执行。
8．声像类
主要是学校党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、财会等各项重要活动过程中形成的以音响、画面为记录形式的专门载体（如：照片、录音音频、视频、光盘、磁盘、幻灯片、存储盘等）及其相配套的文字材料。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛声像类档案工作规范》执行。
9. 实物类
主要是反映学校历史真实面貌的特定物品。（如：奖品、印信、名人字画、校际交流中收受的礼品及学校发展中有纪念意义的物品等）。具体归档办法遵照《菠菜联盟论坛实物类档案工作规范》执行。
四、档案归档要求
1．纸质档案材料与电子档案材料同步归档。
2、实行文件材料形成单位立卷制度。学校各处（部）、院（系）、馆、室均为立卷单位。立卷人员应遵循文件材料自然形成规律，保持相互之间的有机联系，区分保存价值，进行系统整理组卷，经单位负责人审查签字，拟制移交清单，按归档要求向档案室移交。任何单位和个人不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。
3．归档的档案材料用纸应规范，纸质优良，打印字迹清楚，应用黑色笔书写；归档的声像档案声音、画面应清晰，符合有关规范和标准的要求；电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行、文书类电子文件元数据方案（DAT 46-2009）、照片类电子档案元数据方案（DAT 54-2014）、录音录像类电子档案元数据方案（DAT 63-2017）执行；
4. 归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求。
5．学校与其他单位协作完成的项目，学校档案室应当保存一整套档案材料。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应当将原件（复制件）送交学校档案室保存。
五、档案归档时间
1．党群、行政、教学、财务及其它综合类文件材料按自然年度归档，归档时间为次年的6月底前。
2．按学年度形成的文件材料，归档时间为次学年度寒假前。毕业论文、毕业生登记表应在学生毕业后两个月内归档。
3．仪器设备管理性文件材料归档时间为次年的6月底前。随机资料在开箱后应及时归档，安装整改中形成的文件材料在交付使用后应及时归档。
4．当年形成的财会综合类文件材料，归档时间应于次年6月底前。其它会计材料要及时整理组卷，可暂由财务部门保管一年，期满后的次年6月底前移交学校档案室。
5．其它文件材料按各类档案所要求时间归档。
六、档案管理和利用
1．学校档案室根据《菠菜联盟论坛档案实体分类和编号办法》，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用效果登记。
2．档案室对档案的保管必须符合防晒、防潮、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防磁、防高温、防强光、防有害气体等要求，防止档案的破损、褪色、霉变、虫蛀和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
3.档案室应建立档案统计、检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管校长报告，及时处理。
4. 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是密级档案，要单独登记保管，对在一定时间内不宜公开交流的档案，亦按密级档案保管。档案室定期做好档案鉴定工作，会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。
5．单位撤销、合并以及人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接、归还手续，不得私自带走和销毁。
七、档案鉴定与销毁
1．档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限划定原则：
（1）凡是反映学校和主要职能部门基本历史面貌及各项工作，并具有长远利用查考价值的档案作为永久保存。
（2）其它档案可视学校各项工作的需要与其利用查考价值，划分为长期或短期保存。长期为16年至50年，短期为15年以下，介于永久与长期、长期与短期两种保管期限之间的档案，一律从长划定。
2．对到期的档案，按照个人鉴定，集体审查，造册登记，经主管档案工作的学校领导批准签字后，方可销毁或继续保管。销毁档案时，应指定专人监销，校保卫、保密部门要派人参加。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
八、奖励与处罚
1．学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（1）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（2）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（3）在档案研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（4）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（5）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
2．有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（1）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（2）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（3）涂改、伪造档案的；
（4）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（5）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（6）其他违反档案法律法规的行为。
九、附则
1.本办法根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》制订。
2.本办法自印发之日起施行。
菠菜联盟论坛
2022年5月31日
